クリエイターEXPOに出展する方へ、業務連絡です!【準備して良かったこと・足りなかったことまとめ】

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先日、クリエイターEXPO東京2014に出展しました。いろいろ準備して良かったこと、あるいは足りなかったこと、やりすぎたことなどいろいろ気づきましたので、今後出展される方の参考になればと思い、まとめてみました。

搬入と配布物のこと

宅急便、超便利

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外から資材を運ぶには、宅急便やその他宅配サービスが使えます。ブースの番号を指定すると、ブースまで直接届けてくれます。

私が開場に入ったのは初日の9時半頃ですが、ブースに着いたら、前日に送っておいた荷物はすでに配達されて置いてありました。「早く行かないと、受け取りに間に合わなくなっちゃったらどうしよう」という心配は無用で、イベントに際しては気を利かせてくれるようです。

重い荷物を無理して運ぶよりも、体力を温存しておくほうが絶対に良い。これ大事です。

ただし、帰りの宅配便は早くない

逆に閉会後の荷物を家に送り返すときは、会場内に宅配業者がカウンターを設けていますので、それを利用するといいでしょう。

ただし、それはクロネコや郵便局のような個人向けのきめ細かな宅配サービスとはちょっと違います(2014年。今後変わるかもしれません)。重くなっても料金が比較的安く抑えられるかわりに、翌日の受け取り指定はできません。関西の自宅には、3日後に届きました。

帰ったらすぐに使いたい書類などがある場合は手で持ち帰るか、会場の外に出てコンビニや郵便局からクロネコorゆうパックで送れば良いでしょう。

チラシが多すぎた!

調子に乗って2000枚も刷ってしまい、半分くらい残りました。

オフセットの印刷代が1000枚と2000枚とでは数百円しか違わないので、思わずやっちまいました。友人に「重さは倍なんやで!」と言われました。うん、わかってたけどつい……。そのせいで帰りの宅配便の料金が数百円高くなったかと思うと、もったいないオバケに襲われたい。

残りは組合の配布物に同封をお願いしてなんとか消費しようとしています。ちなみに搬入のときは自分で運ばないで、印刷所から直接送ってくれるように頼みました(つまり、会期直前に印刷した)。この手じたいは、良かったと思うのですが。

ブースの展示のこと

テーブルの上はすっきりが吉

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動きがあるほうが目に留まるだろうと、机の上にMacBookを置いて自動スライドを流してみましたが、これはあまり効果があったように思えませんでした。それならば、机の上をすっきりさせて、ゆっくり座って作品集を広げて見てもらえるようにしたほうが良いようです。

電源、モバイルルータはいらないかも

そして、Macを展示の助けにするならば、と思って電源オプション(7,500円)も頼みましたが、無くてもよかったです。

ネット回線については、意外とAU Wi-Fiが好調でした(場所によるかもしれません)。モバイルルータは1週間用のプリペイドプランを事前に買って出かけましたが、これも結果的にはほとんどムダになり、慌てて用意する必要はなかったと思いました。

貴名受も意外と役に立たない

不在中や商談中に訪れた方にせめて名刺でも……という意味で置く「貴名受」ですが、全くといっていいほど仕事をしませんでした。3日間でコイツが受けた名刺は、トイレに行っている間のたった2枚だけです。

というのも、クリエイターEXPOでは出展者がほとんどずっとブースにいます。展示だけして張り付いていることのできないような展示会であればあったほうがいいでしょうが、「机の上はすっきりさせる」という意味でも、この場合は外して良いと思われます。

商談中に来られた方は、チラシを持って行って後で訪れてくださることが多いようです。

コート紙のポスターはイマイチ。布地がおススメ

背面展示には表面がつるつるしたコート紙のポスターをB1サイズで作って、それを一枚ぺたりと貼るようにしたのですが、離れて見てみると表面がテカってしまい、角度によっては読めない部分もありました。

サイズは良かったと思いますが、紙のポスターは何かとしんどいです。まず折り曲げるわけにいきませんから、運ぶのが大変です。巨大な筒を抱えて移動せざるを得ませんでした。後の再利用もしにくいです。

そこへいくと、布地はいいと思います。同じときに出展していた先輩は、のぼり用の生地に印刷したものを掲示していました。韓国へ行ったついでに印刷してきたそうで、私のポスターとほとんど変わらない値段だったようです。

国内での印刷ならさすがにもう少し高いかもしれません。しかしながら、布地は折っても問題ないですから、スーツケースに入ります。輸送費や手間と合わせると、ポスターよりお得な気もします。

「はがせる両面テープ」は必携

ブースは原状回復して主催者へ戻さなければなりませんから、壁面の掲示物をガムテープで適当に貼ってしまうと、なかなか取れなくて自分の首を絞めることにもなります。

今回私がポスターを貼るのに使ったのは、その名もズバリ「ニトムズ はがせる両面テープ」です。

B1のコート紙のポスターというとそれなりの重さがありますが、このテープはしっかり貼れました。それでいて剥がした時に壁面に跡を残しません。紙のほうは無事では済まないのが仕方ないのですが、剥がしただけで後片付けが終了したのはとても有り難かったです。

商談しまくりでくたくたになる3日間、終了後はすっきり素早く帰りたいものですね。

お客様のこと

ブースに座っている人がいると、寄ってくる人も多い

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お客様にお椅子をすすめ、自分も向かいに座って、商談が始まります。そうすると、足を留めてくれる人が多くなります。

心理学で言うところの同調現象なのでしょうか。街で行列のできているお店を見ると気になってしまうのと同じようなことが、ブースの前でも起きていました。

商談中に後ろで立って見ている方にも、私がお客様に説明をしている言葉が耳に入ることでしょう。そうなるとできるだけハキハキ話すほうが得ですから、体力を温存しておくと効いてきます。

事前アポは必要だった

となると、事前にアポを取り付けることが重要になってきます。常にブースに誰かが座っている状況を作った者が勝ち、と言えます。そのほうが会場で新たに人を惹きつけることもしやすいからです。

そういえば出展者向けパンフレットにも事前の声掛けをするよう書いてあったのですが、私は残念ながらそこまで手を回すことができませんでした。

勝手に座る人には要注意

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こういうお客も少数ながら必ずいるだろうなと予想はしていました。「若いクリエイターが頑張っているのを見るのが好きでねえ」というおじさん。はたまた、クリエイターになりたい系のお若い方が「すごいですね!いろいろ教えてください!」などなど。

こういった方々とはいくら話しても商談になりませんから早々に立ち去ってもらうのが重要なのですが、しかし、こういう方たちに限って、勧めなくてものっけから椅子におかけになったりするものです。長く居座られてしまわないように、目を合わせない、こちらから質問しないなどの工夫をいたしましょう。

まあ、でも、多くても一日に一人か二人くらいまでなので、そんなに神経質になることもありません。

お食事のこと

お昼は、朝コンビニで買うのがよろし

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会場を出てすぐのところに、ファミマがあります。昼食を買うのにはちょうど良いですが、街では見たことが無いくらい混みます。お昼時におにぎり一個買うのに15分、などふつうにありえます。そのあいだに訪問客があったらと思うと、なかなかのストレスです。

したがってお昼ご飯を買って行くなら、朝のうちに限ります。ただこのファミマ、ある日は9時半でもそれなりの行列ができていました。というわけで、ベストは自宅やホテル周辺で買っておくことです。

周辺のレストランの混み具合がひどい

閉場後のお夕食について。なじみのお客様や友人と、会場の近くで食事をしてから帰ろう、という流れが予想されます。手近なところでは、ビッグサイトから歩いて5分くらいのワシントンホテルに併設された飲食店街があります。COCOSや居酒屋、寿司屋などが10店くらいあったと思います。

ですが、なんと、連日全店満席でした。

それで私たちが選んだのは、ホテルの一階のレストランでした。キャパシティがかなり大きいのと、値段が高いイメージもあるのか、1階降りただけなのにこちらには空席がありました。ビュッフェですが、焼きたてステーキやお寿司まであり、ホテルなりのクオリティに大満足でした。

他にもいくつかレストランがありますが、18〜19時頃はどこも似たような状況かと思われます。約束のある方は、予約をおすすめします。

ひみつのレストラン

おまけ。りんかい線国際展示場駅のそばに、イタリアンバルぽいお店があります。こちらはビッグサイトから少し離れているため、空席の望みは多少あるかもしれません。何より、めっちゃイケメンの店員さんがいます。